SI-PI, Ririh Sayekti, Hapzi Ali, Sistem Informasi Dalam Kegiatan Bisnis dan Pengendalian Internal, Universitas Mercu Buana, 2017

Di era globalisasi ini, sistem informasi memiliki peran yang sangat penting dalam sebuah organisasi. Sistem informasi memiliki peran dalam menunjang kegiatan bisnis operasional, menunjang manajemen dalam pengambilan keputusan, dan menunjang keunggulan strategi kompetetif organisasi. Berikut pengertian dari sistem informasi : Sistem adalah kumpulan dari sub-sub sistem atau elemen-elemen yang saling berkerjasama dan  berinteraksi untuk mencapai tujuan organisasi (informasi/target/goal) (Hapzi Ali, 2011). Informasi adalah adalah hasil dari pemrosesan data (data processing) menjadi suatu bentuk yang penting bagi  pemakai (user/end user) dan mempunyai nilai (value) serta  bermanfaat dalam pengambilan keputusan (Decision Making) (Hapzi Ali, 2011) Maka dapat disimpulkan : Sistem informasi adalah kumpulan elemen-elemen yang saling bekerjasama dan berinteraksi kemudian diproses menjadi suatu bentuk yang penting bagi pemakai dan mempunyai nilai serta manfaat dalam pengambilan keputusan. Berikut adalah beberapa sistem dalam kegiatan bisnis dan contohnya : 1. Sistem Informasi Manajemen Jenis sistem informasi pertama adalah sistem informasi manajeman. Sesuai dengan namanya, sistem informasi manajemen merupakan salah satu pengimplementasian dari sistem informasi yang digunakan pada sasaran kalangan manajerial. Kalangan manjerial merupakan setiap individu yang memiliki posisi di dalam sebuah organisasi dan lingkup pekerjaan yang bertugas untuk melakukan manajemen pada suatu divisi atau bagian di dalam organisasi dan juga perusahaan. Level manajerial biasanya ditandari dengan jabatan manajer, pimpinan, ataupun ketua pelaksana. Contoh penggunaan sistem informasi manajemen : Dengan fungsinya sebagai individu yang dapat mengatur dan memanage bawahan dan anak buah, maka sistem informasi manajemen ini sangat penting sekali untuk para level management. Maka sistem yang dapat digunakan adalah sistem yang dapat membantu : -        Melakukan monitoring terhadap kinerja anak buah -        Memberikan penilaian langsung terhadap kinerja anak buah -        Memberikan laporan dan juga hasil pekerjaan dari anak buah atau bawahan -       Fungsi pengawasan dan juga pemindahtugasan bagi bawahan dan juga anak buah -    Memberikan masukan kepada dewan direksi terhadap promosi jabatan dari anak  buah -    Melihat kelebihan dan juga kekurangan yang dimiliki oleh anak buah -    Untuk komunikasi antar level manajerial untuk kepentingan organisasi dan juga perusahaan. -        Mempercepat proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen dalam mengatasi suatu permasalahan -        Menganalisa suatu masalah dan juga problem yang muncul pada suatu organisasi -        Efisiensi manajerial di dalam sebuah organisasi atau perusahaan -        Fungsi operasional dari manajemen dalam melakukan tugasnya di sebuah perusahaan atau organisasi Dengan adanya sistem informasi manajemen, maka hal ini akan sangat memudahkan para pegawai yang berada pada level manajerial untuk lebih bisa bekerja secara efisien dan tepat waktu, serta mempermudah pengambilan keputusan, serta pengawasan terhadap bawahannya. 2. Sistem Informasi Eksekutif Jenis sistem informasi yang kedua adalah sistem informasi eksekutif. Sistem informasi eksekutif berarti merupakan sebuah sistem informasi yang dikembangkan dan juga diimplementasikan untuk memberikan kemudahan arus informasi suatu organisasi atau perusahaan kepada mereka yang berada pada level eksekutif. Siapa saja yang termasuk di dalam level eksekutif? mereka yang termasuk ke dalam level eksekutif dari sebuah perusahaan atau organisasi adalah mereka yang memiliki hak penuh atas organisasi ataupun perusahaan, bisa jadi pemegang tunggal perusahaan dan juga pemegang saham organiasasi atau perusahaan. Contoh penggunaan sistem informasi eksekutif : Sistem informasi eksekutif sangat penting untuk diimplementasikan, karena dapat membantu memudahkan para level eksekutif untuk dapat memantau langsung perusahaan atau organisasi yang mereka bawahi. Maka sistem yang dapat digunakan adalah sistem yang dapat membantu monitoring : -         Kegiatan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan atau organisasi dalam jangka waktu tertentu -         Kinerja dari level manajerial, atau jabatan yang langsung berada di bawah level eksekutif -         Kondisi kestabilan keuangan dan juga finansial dari sebuah perusahaan ataupun organisasi -         Lingkungan kerja dan juga budaya organisasi yang timbul pada perusahaan atau organisasi tersebut -         Nilai perusahaan atau organisasi di dalam bursa saham Dengan adanya sistem informasi eksekutif yang baik, maka seluruh level ekskutif dapat membantu mensejahterakan dan juga mengembangkan perusahaan atau organisasi yang mereka miliki menjadi lebih baik lagi. 3. Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi atau SIA merupakan salah satu pengimplementasian dari sistem informasi manajemen, yang berhubungan dengan kegiatan akuntansi dan juga penghitungan dari sebuah perusahaan ataupun organisasi. Seperti kita ketahui, akuntansi merupakan proses yang dilakukan untuk melihat kondisi kesehatan keuangan dan finansial, serta bagaimana suatu sistem keuangan di dalam sebuah perusahaan atau organisasi dapat berjalan. Contoh penggunaan sistem informasi akuntansi : Sistem informasi akuntasi sangat membantu para akuntan, terutama pada periode tutup buku di akhir tahun, karena dengan adanya sistem informasi akuntasi, semua transaksi selama setahun akan tersimpan ke dalam sistem. Maka sistem yang dapat digunakan adalah sistem yang dapat membantu : -        Proses audit dari kondisi keuangan perusahaan -        Menampilkan data-data pembelanjaan, pembelian, dan segala bentuk keuangan yang dilakukan dan dilalui oleh sebuah perusahaan -        Proses penghitungan akuntansi keuangan -        Mengevaluasi keuntungan dan juga kerugian dari sebuah perusahaan -        Dalam penyajian laporan keuangan dari sebuah perusahaan atau organisasi -        Dalam proses pengambilan keputusan perusahaan, terutama pada level akuntansi keuangan perusahaan -        Proses transaksi keuangan dan akuntansi rutin dari sebuah perusahaan Dengan adanya sistem informasi akuntansi yang baik dapat memudahkan akuntan dalam melakukan proses akuntansi menjadi lebih cepat, efisien dan juga lebih optimal.   4. Sistem Informasi Keuangan Sistem informasi keuangan terkadang merupakan salah satu implementasi dari sistem informasi yang berada di bawah naungan manajamen, namun terkadang sistem informasi keuangan juga bisa merupakan sistem informasi yang berdiri sendiri. Ada beberapa perusahaan yang melibatkan pihak manajemen dalam membantu proses pengaturan keuangan perusahaan, dan ada yang tidak. Sehingga hal ini tergantung dari budaya organisasi dari perusahaan tersebut. Namun demikian, sistem informasi keuangan sendiri merupakan suatu implementasi dari sebuah sistem informasi yang berisi segala data transaksi keuangan dari sebuah perusahaan, yang nantinya bisa terintegrasi pula dengan sistem informasi akuntansi. Contoh penggunaan sistem informasi keuangan : Sistem informasi keuangan yang dapat di implementasikan adalah sistem informasi yang : -         Membantu mencatat segala bentuk transaksi yang dilakukan oleh suatu perusahaan atau organisasi dalam jangka waktu tertentu, misalnya pada periode satu tahun -         Dapat diintegrasikan dengan sistem informasi akuntansi, untuk membantu mempermudah para akuntan dalam melakukan penghitungan mengenai neraca keuangan suatu perusahaan -         Membantu mempermudah pekerjaan auditor dalam menganalisa keuangan suatu perusahaan -         Mempercepat proses pencatatan dan juga pemanggilan kembali informasi mengenai transasksi jual beli yang sudah pernah dilakukan -         Membantu penghitungan pajak dari suatu perusahaan -         Dapat membantu monitoring pinjaman karyawan -         Dapat memonitoring potongan gaji dan juga pemberian bonus dan tunjangan karyawan -         Dapat terintegrasi dengan sistem informasi sumber daya manusia, terutama dalam hal payroll, yang menyangkut pemberian gaji dan juga tunjangan karyawan Dengan adanya sistem informasi keuangan ini, maka setiap detail transaksi keuangan dari sebuah perusahaan atau organisasi tidak akan terlewat, sehingga sangat memudahkan setiap bagian perusahaan yang sistem informasinya terintegrasi dengan sistem informasi keuangan untuk melakukan analisis. 5. Sistem Informasi Manufaktur Bagi perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur dan juga produksi, terutama produksi barang, maka sistem informasi manufaktur merupakan salah satu jenis sistem informasi yang wajib dimilki. Sistem informasi manufaktur kebanyakan digunakan dan juga diimplementasikan pada bagian produksi suatu perusahaan, yang bergerak di bidang produksi. Contoh penggunaan sistem informasi manufaktur : Sistem informasi manufaktur yang dapat di implementasikan adalah sistem informasi yang dapat membantu dalam : -         Mencatat total produksi yang dihasilkan oleh sebuah perusahaan -         Mencatat barang-barang produksi yang tidak lolos dari quality control -         Mencatat hasil produk yang berhasil dilempar ke pasaran -         Mencatat produk yang berhasil diekspor ke mancanegara -         Mencatat biaya produksi yang harus dikeluarkan untuk setiap sesi produksi -         Melakukan analisa terhadap kebutuhan bahan pokok dan sumber daya manusia di dalam proses produksi -         Memberikan informasi mengenai kegiatan proses produksi yang sedang berlangsung -         Menganalisa produk-produk apa saja yang harus dikembangkan, dihentikan ataupun diperbanyak produksinya -         Analisa kelebihan dan kekurangan dari sebuah produk hasil produksi perusahaan tersebut -         Memberikan informasi kepada bagian RnD (Research and Development) dalam membantu mengembangkan produk – produk baru yang harus diproduksi Sistem informasi manufaktur ini dapat terintegrasi dengan sistem informasi keuangan dan juga sistem informasi sumberdaya manusia atau SDM, karena di dalam implementasinya, banyak fungsi dari sistem informasi manufaktur ini sangat sangat penting bagi SDM dan juga keuangan. 6. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Jenis sistem informasi yang berikutnya adalah sistem informasi sumber daya manusia (SDM). Sesuai dengan namanya, biasanya sistem informasi ini berhubungan dengan bagian personalia dari suatu perusahaan dan juga organisasi. Contoh penggunaan sistem informasi sumber daya manusia : Sistem informasi sumber daya manusia yang dapat di implementasikan adalah sistem informasi yang dapat : -         Membantu bagian personalia dalam melakukan analisis mengenai gaji pokok dari seorang karyawan -         Memberikan informasi mengenai kinerja yang dimiliki oleh setiap karyawan -         Membantu bagian personalia dalam menganalisis bonus, potongan gaji, serta pemutasian dan kenaikan jabatan dari karyawan -         Melakukan update data dari seluruh karyawan yang dimilkik oleh perusahaan tersebut -         Sebagai acuan data dalam melakukan proses rekrutmen karyawan baru. 7. Sistem Informasi Pemasaran Jenis sistem informasi berikutnya yang banyak diimplementasikan adalah jenis sistem informasi pemasaran. Jenis sistem informasi ini sangat penting terutama bagi bagian pemasaran suatu perusahaan. Contoh penggunaan sistem informasi pemasaran : Sistem informasi pemasaran akan membantu mencatat dan juga memberikan informasi penting mengenai penjualan yang telah dilakukan oleh sebuah perusahaan. Yang meliputi: -         Jumlah produk yang sudah terjual -         Produk yang laris dan banyak dipesan -         Produk yang jarang diminati oleh pasar -         Metode pemasaran yang tepat untuk menjual dan memasarkan suatu produk -         Respon pasar terhadap produk yang diluncurkan Sistem informasi pemasaran ini pada dasarnya dapat membantu usernya untuk melakukan analisa terhadap pasar (analisis pasar) dan embantu bagian riset dan pengembangan untuk menganalisa produk-produk dari perusahaan tersebut Itulah beberapa contoh dari jenis sistem informasi yang banyak digunakan dalam kegiatan bisnis saat ini. Di dalam perusahaan, keseluruhan dari jenis sistem informasi tersebut dapat terintegrasi satu sama lain, menjadi satu sistem informasi yang utuh, yaitu sistem informasi perusahaan, dimana setiap alur informasi yang ada akan saling terhubung satu sama lain, sehingga setiap user yang berwenang dapat mempelajari dan melihat informasi yang sudah tersimpan di dalam database atau basis data perusahaan. SISTEM INFORMASI  YANG DIPERLUKAN SEHINGGA EFEKTIF DAN EFISIEN DALAM PROSES PENGENDALIAN INTERNAL DALAM RANGKA MENJAWAB PERSAINGAN BISNIS YANG SEMAKIN KOMPETITIF : Pengertian : Sistem informasi adalah kumpulan elemen-elemen yang saling bekerjasama dan berinteraksi kemudian diproses menjadi suatu bentuk yang penting bagi pemakai dan mempunyai nilai serta manfaat dalam pengambilan keputusan. Pengendalian internal adalah  suatu proses, yang dipengaruhi oleh sumber daya manusia dan sistem teknologi informasi, yang dirancang untuk membantu organisasi mencapai suatu tujuan atau objektif tertentu (Wikipedia). Sistem informasi yang dapat digunakan dalam proses pengendalian Internal adalah sebagai berikut : 1.      Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen. Informasi pengendalian manajemen diperlukan untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dana mengalokasi sumber daya. Contoh pengendalian manajemen adalah : Pengendalian administratif dan pengendalian akuntansi Pengendalian akuntansi (accounting control) adalah suatu pengendalian yang termasuk dalam unsur pengendalian internal yang meliputi rencana, prosedur dan pencatatan untuk mencegah terjadinya inefisiensi. Pengendalian ini menjamin bahwa semua transaksi dilaksanakan sesuai otorisasi manajemen. Transaksi dicatat sesuai dengan Standar Akuntansi. Misalkan dengan adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit organisasi. Pengendalian akuntansi mencakup semua aspek dari transaksi-transaksi keuangan seperti misalnya pembayaran kas, penerimaan kas, arus dana, investasi yang bijaksana dan pengamanan dana dari penggunaan yang tidak sah. Tujuan dari pengendalian akuntansi adalah : -        Menjaga keamanan harta kekayaan milik perusahaan. -                   Memeriksa ketepatan dan kebenaran data akuntansi. Pengendalian akuntansi perlu dirancang sedemikian rupa, sehingga memberikan jaminan yang cukup beralasan atau meyakinkan terhadap: -       Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan wewenang manajemen, baik yang sifatnya umum maupun yang sifatnya khusus -       Transaksi-transaksi perlu dicatat untuk : ü Penyusunan laporan keuangan ü Menjaga pertanggungjawaban atas kekayaan ü Pemakaian harta kekayaan perusahaan hanya diijinkan bila ada wewenang dari manajemen -       Bahwa harta kekayaan perusahaan menurut catatan sama besarnya dengan kekayaan riil Bentuk-bentuk Pengendalian Akuntansi a.    Pengendalian Umum Pengendalian umum adalah suatu pengendalian terhadap semua aktivitas pemrosesan data dengan komputer, hal ini meliputi pemisahan tanggung jawab dan fungsi pengolahan data. Pengendalian umum merupakan standart dan panduan yang digunakan oleh karyawan untuk melakukan fungsinya. Unsur pengendalian umum ini meliputi: Organisasi, prosedur dan standar untuk perubahan program, pengembangan sistem dan pengoperasian fasilitas pengolahan data. Yang termasuk dalam pengendalian umum diantaranya : -       Pengendalian organisasi dan operasi -       Pengendalian dalam pengembangan sistem -       Pengendalian atas Dokumentasi -       Pengendalian perangkat keras, perangkat lunak sistem operasi dan perangkat lunak sistem lainnya -       Pengendalian penggunaan komputer, fasilitas dan datanya b.    Pengendalian Aplikasi Pengendalian aplikasi adalah suatu pengendalian yang mencakup semua, pengawasan transaksi dan penggunaan program- program aplikasi dikomputer. Untuk menjaga agar setiap transaksi mendapat otorisasi serta dicatat, diklasifikasikan, diproses, dan dilaporkan dengan benar. Tujuan dari pengendalian aplikasi adalah untuk mencegah atau mendeteksi adanya penyelewengan akan aplikasi program yang diterapkan pada sistem perusahaan. Pengendalian administrasi (administrative control) adalah suatu pengendalian yang meliputi rencana, prosedur dan pencatatan yang mendorong efisiensi dan ditaatinya kebijakan manajemen yang ditetapkan. Pengendalian administrasi dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakkan manajemen (dikerjakan setelah adanya pengendalian akuntansi). Pengendalian administratif mendukung pengendalian akuntansi yang berorientasi pada manajemen. Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada, untuk kemudian diambil tindakan.      Yang termasuk dalam pengendalian administratif, yaitu: a.  Pengendalian perencanaan, yang terdiri dari anggaran penjualan (sales budget), perencanaan induk (master plan), perennaan jaga-jaga (contingency plan), peramalan arus kas (cash flow forecast) dan pengendalian perediaan (inventory control) b.  Pengendalian personil, yang terdiri dari recruitment, pelatihan, evaluasi pekerjaan, administrasi gaji, promosi dan transfer c.   Pengendalian standar operasi, yang terdiri dari standar yang harus dikerjakan dan system untuk melaporkan penyimpangan Pengendalian administratif memiliki tujuan utama: -                      Meningkatkan efisiensi operasi kegiatan -                      Mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan Bentuk-bentuk Pengendalian Administrasi : a.       Pengendalian umpan balik Pengendalian umpan balik adalah suatu proses mengukur keluaran (output) dari sistem yang membandingkan dengan suatu terstandar tertentu. Bilamana terjadi perbedaan-perbedaan atau penyimpangan maka akan dikoreksi untuk memperbaiki masukan (input) sistem selanjutnya. Pada sistem ini keluaran (output) tidak ikut andil dalam aksi pengendalian. Di sini kinerja kontroler tidak bisa dipengaruhi oleh input atau masukan referensi. b.  Pengendalian umpan maju Pengendalian umpan maju atau disebut juga dengan istilah umpan balik positif adalah mendorong proses dari sistem supaya menghasilkan hasil balik yang positif. Sistem pengendalian umpan maju merupakan perkembangan dari sistem umpan balik. Supaya suatu keluaran (output) dapat menghasilkan umpan balik yang positif maka pengendalian tidak boleh diukur dari keluarannya tetapi diukur dan dikendalikan dari prosesnya. Dan selama proses terjadi didalam sistem maka selalu dilakukan pengamatan dan cepat-cepat diatasi bila mulai terjadi penyimpangan, sebelum terlanjur fatal pada keluarannya. Pengendalian jenis ini adalah suatu sistem pengaturan dimana sistem keluaran pengendalian ikut andil dalam aksi kendali. 2.      Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional. Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan. Sistem pengendalian operasional merupakan pedoman untuk melakukan evaluasi tujuan-tujuan jangka pendek, umumnya jangka waktu satu bulan hingga satu tahun. Terdapat tiga sistem untuk pengendalian operasional yaitu : -                      Anggaran (budget) -                      Jadwal (schedule) -                      Faktor penentu keberhasilan (key success factors) Contoh sistem informasi untuk pengendalian operasional dapat dijabarkan sebagai berikut : Kemampuan, keterbatasan, dan kebijakan produksi/operasional dapat mendorong atau menghambat pencapaian tujuan secara signifikan. Proses produksi biasanya bernilai 70 % dari total asset perusahaan. Bagian utama dari proses pelaksanaan strategi terjadi dilokasi produksi. Keputusan-keputusan yang terkait dengan produksi mengenai besarnya pabrik, letak pabrik, desain produk, pilihan peralatan, jenis alat-alat, ontrol persediaan dan lain-lain. Dalam pengendalian operasional perusahaan-perusahaan berteknoligi tinggi, biaya produksi mungkin tidak sepenting fleksibilitas produksi karena sering dibutuhkan perubahan produk yang  besar. Dan mereka harus mengandalkan system pengendalian operasional yang cukup fleksibel agar terjadi perubahan berkali-kali dan pengenalan produk baru dengan cepat.  Sebuah artikel di Harvard Business Review menjelaskan mengapa beberapa organisasi mengalami kesulitan : Mereka terlalu lambat menyadari bahwa perubahan dalam strategi produk mengubah tugas-tugas system produksi. Tugas-tugas tersebut, yang dinyatakan dalam hal kebutuhan biaya, fleksibilitas produk, fleksibilitas volume, kinerja produkndan konsistensi produk, menentukan kebijakan manufaktur mana yang paling sesuai.   DAFTAR  PUSTAKA 1. Hapzi Ali, 2017, Modul perkuliahan sistem informasi dalam kegiatan bisnis saat ini. 2.  http://dosenit.com/kuliah-it/sistem-informasi/jenis-jenis-sistem-informasi 3.  http://indahjewel.blogspot.co.id/2012/09/sistem-pengendalian-internal-spi.html)