SISTEM INFORMASI, ORGANISASI DAN STRATEGI

Di era globalisasi ini, sistem informasi memiliki peran yang sangat penting dalam sebuah organisasi. Sistem informasi memiliki peran dalam menunjang kegiatan bisnis operasional, menunjang manajemen dalam pengambilan keputusan, dan menunjang keunggulan strategi kompetetif organisasi.

Setiap perusahaan umumnya saat ini telah implementasikan Sistem Informasi sesuai dengan aktivitas bisnisnya.

CONTOH IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PADA PERUSAHAAN

Saya mengambil contoh “Sistem Informasi Pemasaran / Sales”  di perusahaan tempat saya bekerja. Berikut adalah Sistem Informasi kegiatan penjualan secara umum dari Departemen Sales yang terintegrasi dengan Departemen lain.

Di dalam perusahaan, keseluruhan dari jenis sistem informasi harus dapat terintegrasi satu sama lain, menjadi satu sistem informasi yang utuh, yaitu sistem informasi perusahaan, dimana setiap alur informasi yang ada akan saling terhubung satu sama lain, sehingga setiap user yang berwenang dapat mempelajari dan melihat informasi yang sudah tersimpan di dalam database atau basis data perusahaan.

Kekuatan pada sistem informasi di atas, sistem sudah terintegrasi dengan baiik. Pengendalian internal juga sudah dijalankan, dimana para Branch Manager dan BOD dapat mengambil keputusan dalam skala tertentu. Selain itu seluruh kegiatan sudah terintegrasi dengan Departemen lain, yaitu : gudang, teknisi dan bagian penagihan.

Dalam implementasi sebuah sistem organisasi, tentu memiliki kelemahan khususnya dalam hal pengendalian internal.

Kelemahan dari sederhana nya sistem informasi di atas dapat digambarkan sebagai berikut : Pada kenyataan nya, contract < 200 juta, pada pertengahan masa contract dapat bertambah (addendum). Yang terjadi, addendum sering kali di assign oleh Branch Manager dengan margin dibawah standart. Padahal seharusnya jika contract master ditambah dengan addendum menjadi ≥ 200 jt, maka harus sepengetahuan BOD.

Kelemahan lain yang berkaitan dengan Sistem Akuntansi dalam rangka Pengendalian Internalnya :

Mudahnya komunikasi saat ini, membuat sales menjadi malas untuk kunjungan ke customer. Akibatnya, contract yang sudah ditanda tangan kedua belah pihak, menunjukkan total jumlah unit yang akan dipasang hanya berdasarkan jumlah dan luas ruangan yang di informasikan customer. Padahal, saat bagian service melakukan tugasnya, ternyata ada kondisi-kondisi khusus yang tidak perlu dilakukan service. Hal ini dapat membuat nilai contract harus direvisi dengan beberapa proses lagi, sehingga memperlambat proses penagihan dan penumpukan Piutang. Selain penumpukan piutang tentunya juga kacaunya persediaan, sebab yang dibutuhkan di dalam contract, seringkali berbeda bisa terjadi kurang atau lebih.

Demikian pemahaman yang dapat saya jelaskan dari implementasi sistem informasi dalam sebuah organisasi.

DAMPAK IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI BAGI ORGANISASI

Dengan adanya sistem informasi, kegiatan merekam transaksi dan mengolahnya menjadi data menjadi sangat mudah, maka kehadiran sistem informasi memberikan dampak yang cukup besar dalam sebuah organisasi atau kegiatan bisnis. Berikut adalah dampak implementasi sistem informasi bagi organisasi :

1.        Pemangkasan Hirarki

Negatif     : Hirarki organisasi menjadi lebih minim, artinya jalur komunikasi antara manajemen tingkat atas dengan manajemen tingkat bawah akan menjadi lebih pendek. Dalam hal ini dengan mengurangi middle management. Dengan adanya informasi, karyawan tingkat rendah dapat mengambil keputusan berdasarkan informasi yang tersaji tanpa mengevaluasi terlebih dahulu.

Positif      : Komunikasi antara pimpinan dan bawahan akan lebih mudah, sehingga kepercayaan antara pimpinan dan bawahan akan tercapai. Distribusi informasi memberdayakan karyawan tingkat rendah dalam pengambilan keputusan, sehingga dapat meningkatkan efisiensi manajemen dalam hal sumber daya manusia.

2.        Mengurangi Pengawasan

 Negatif     : Mendorong hak pengambilan keputusan yang lebih rendah dalam organisasi karena karyawan tingkat bawah menerima informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan tanpa pengawasan.

 Positif      : Pemberian tugas secara langsung kepada bawahan dapat melatih sisi keterampilan dan mentalnya untuk dapat merumuskan masalah secara sederhana dan sistematis.

3.        Komunikasi Non-Fisik

Negatif     : Komunikasi non-fisik dapat mengurangi hubugan baik dengan pihak lain dan terkadang menjadikan pemicu kesalah pahaman informasi.

Positif      : Jika pertemuan terhambat jarak, dengan komunikasi non fisik, maka keperluan keputusan yang penting dan bersifat mendesak, dapat segera di lakukan dan dapat meningkatkan efisiensi biaya dalam hal biaya transportasi.

4.        Akomodasi Terhadap Perubahan

       Negatif     : Perubahan terkadang tidak di imbangi oleh kemampuan individu untuk beradaptasi dengan cepat.

            Positif      :     Mudahnya pengakomodasian perubahan ini juga akan berimbas terhadap perilaku kinerja perusahaan pada setiap diri karyawan. Dimana seluruh pihak yang terlibat dalam perusahaan akan lebih reaktif dan proaktif dalam menghadapi perubahan.

MODEL RANTAI NILAI GUNA MEMBANTU AKTIVITAS BISNIS DALAM MENGIDENTIFIKASI PELUANG UNTUK APLIKASI SISTEM INFORMASI STRATEGIS

1.        Mendefinisikan dan menggambarkan model rantai nilai

Rantai nilai adalah rangkaian kegiatan operasi perusahaan dalam industri yang spesifik.

Rantai nilai mengkategorikan aktivitas umum nilai tambah dari sebuah organisasi. Kegiatan utama mencakup logistik masuk, operasi (produksi), logistik keluar, pemasaran, dan penjualan (permintaan), dan jasa (pemeliharaan). Kegiatan dukungan meliputi : manajemen infrastruktur, manajemen sumber daya manusia, teknologi (R&D) dan pengadaan.

2.        Menjelaskan bagaimana model rantai nilai dapat digunakan untuk mengidentifikasi peluang untuk sistem informasi

Rantai nilai kegiatan menyoroti model tertentu dalam bisnis di mana strategi kompetitif terbaik dapat diterapkan dan di mana sistem informasi yang paling mungkin memiliki dampak strategis. Model ini mengidentifikasi spesifik, titik leverage yang kritis di mana perusahaan dapat menggunakan teknologi informasi yang paling efektif untuk meningkatkan posisi kompetitif. model rantai nilai memandang perusahaan sebagai rangkaian atau rantai kegiatan dasar yang menambahkan margin nilai produk perusahaan atau jasa.

3.        Mendefinisikan web value dan menunjukkan bagaimana hal itu berkaitan dengan rantai nilai

Value web adalah kumpulan perusahaan independen yang menggunakan teknologi informasi untuk mengkoordinasikan rantai nilai mereka untuk menghasilkan suatu produk atau jasa untuk pasar secara kolektif.

Kaitan antara web value dengan rantai nilai adalah seperti yang telah kita ketahui yang bahwa rantai nilai adalah serangkaian kegiatan dalam suatu organisasi, supaya rantai nilai ini berjalan dengan baik maka dibutuhkan web value atau menggunakan teknologi informasi yang bisa mendukung jalannya rantai nilai. Sehingga kegiatan operasional dari suatu organisasi dapat berjalan secara efektif dan efesian.

4.        Menjelaskan bagaimana web nilai membantu peluang bisnis identifiy untuk sistem informasi strategis.

Value web dapat membantu mengidentifikasi peluang bisnis untuk sistem informasi strategis karena value web adalah sutu tempat di mana perusahaan dapat membrowsing data/informasi.

5.        Menggambarkan bagaimana internet telah mengubah kekuatan kompetitif dan keunggulan kompetitif.

Dengan adanya kekuatan internet, persaingan bisnis saat ini menjadi semakin kompetitif. Teknologi internet dapat digunakan oleh perusahaan mana pun, yang memudahkan dalam bersaing pada harga dan juga untuk memasuki pasar, terutama bagi pesaing baru. Internet juga dapat meningkatkan kekuatan menawar dari pelanggan yang dapat dengan cepat menemukan penyedia berbiaya terendah pada Web.

BAGAIMANA SISTEM INFORMASI MEMBANTU BISNIS UNTUK MENCAPAI KEUNGGULAN KOMPETITIF?

Seiring dengan perusahaan memenuhi kebutuhan produk dan jasa para pelanggannya, perusahaan tersebut akan berusaha untuk mendapatkan keunggulan di atas para pesaingnya. Satu hal yang tidak selalu terlihat jelas adalah adanya fakta bahwa sebuah perusahaan juga akan dapat mencapai keunggulan kompetitif melalui sumber daya virtualnya. Di dalam sistem informasi, keunggulan kompetitif (competitive advantage)  mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan pengungkitan (leverage) di dalam pasar.

Keunggulan kompetitif dapat direalisasikan dalam hal mendapatkan keunggulan strategis, taktis, maupun operasional. Tiga tingkat keunggulan kompetitif tersebut akan bekerja bersama-sama. Sistem informasi yang terpengaruh oleh ketiga tingkat ini akan memiliki kemungkinan terbaik untuk meningkatkan kinerja sebuah perusahaan secara substansial.

1.        Keunggulan Strategis (strategic advantage)

Pada tingkat manajerial yang tertinggi tingkat perencanaan strategis sistem informasi dapat digunakan untuk mengubah arah sebuah perusahaan dan memiliki dampak fundamental dalam bentuk operasi perusahaan yang dapat digunakan untuk mendapatkan keunggulan strategisnya.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan dapat memutuskan untuk mengubah seluruh datanya menjadi basis data dengan alat penghubung standar (seperti alat penghubung browser web) untuk memungkinan berbagi dengan rekan-rekan  bisnis dan pelanggannya. Basis data yang terstandardisasi dan dapat diakses melalui browser web mencerminkan pergeseran posisi perusahaan secara strategis.

Strategi ini menyebabkan operasi perusahaan akan dipengaruhi oleh beberapa cara secara fundamental, yaitu :

a.    Akses yang ada saat ini bisa jadi dilakukan melalui piranti lunak komputer  buatan perusahaan sendiri, sehingga perubahan tersebut akan menyebabkan perusahaan harus mempertimbangkan untuk membeli piranti lunak pelaporan standar dari vendor luar atau mempekerjakan perusahaan luar untuk merancang dan mengembangkan suatu sistem pelaporan baru. Mobilitas akses laporan juga akan ikut terpengaruh, karena para pengguna tidak lagi membutuhkan akses langsung ke sumber daya komputer perusahaan. Setiap sambungan ke internet akan memungkinkan pengguna menggunakan sebuah browser web untuk mengakses laporan dari hampir seluruh tempat di manapun di dunia ini.

b.    Para pemasok dan pelanggan potensial di manapun di seluruh dunia akan memiliki potensi akses atas tingkat persediaan bahan baku dan barang jadi  perusahaan, sehingga akan mempercepat transaksi pembelian dan  penjualan perusahaan.

c.    Keamanan juga tidak dapat diabaikan dalam contoh terjadinya perubahan sistem informasi secara strategis ini. Dengan semakin besarnya keuntungan yang terkait dengan akses web kepada informasi perusahaan maka tingkat bahayanya pun akan semakin besar pula. Tingkat strategis akan menentukan arah dan tujuan perusahaan, namun tetap masih terdapat kebutuhan akan suatu rencana yang dapat mencapai suatu strategi yang menyadari arti penting dari keamanan.

2.        Keunggulan Taktis (tactical advantage)

Pada tingkat manajemen menengah, manajer dapat memberikan spesifikasi mengenai bagaimana rencana strategis akan diimplementasikan, sehingga menciptakan suatu keunggulan taktis.

Sebuah perusahaan mendapatkan keunggulan taktis (tactical advantage) ketika perusahaan tersebut mengimplementasikan strategi dengan cara yang lebih  baik dari para pesaingnya. Sebagai contoh, layanan pelanggan dapat ditingkatkan dengan menawarkan kepada pelanggan akses langsung ke informasi. Semua  perusahaan ingin memuaskan pelanggan, karena kepuasan pelanggan akan menghasilkan pengulangan pembelian.

Perusahaan mendapatkan keunggulan taktis dalam beberapa hal, yaitu :

a.    Pelanggan melihat potongan harga sebagai alasan untuk terus membeli  produk dari perusahaan. Potongan itu sendiri merupakan insentif bagi  pelanggan, namun juga dapat memberikan keuntungan ekonomis bagi  perusahaan.

b.    Sistem informasi dapat menyarankan produk mana yang mungkin ingin dibeli oleh pelanggan. Perusahaan tidak hanya akan mendorong kesetiaan  pelanggan, namun juga dapat meningkatkan keuntungan dari penjualan.

3.        Keunggulan Operational (operational advantage)

Pada tingkat manajemen operasional (lebih rendah), manajer dapat menggunakan teknologi informasi dalam berbagai pengumpulan data dan penciptaan informasi yang akan memastikan efisiensi operasi, sehingga mencapai keunggulan operasional. Disinilah sistem informasi akan berinteraksi secara langsung dengan proses.

Suatu situs web yang “mengingat” pelanggan dan kegemaran mereka dari transaksi-transaksi masa lalu akan mencerminkan suatu keunggulan operasional. Browser sering memiliki cookies  file-file kecil berisi informasi yang terdapat di dalam komputer pengguna, yang dapat menyimpan nomor akun, kata sandi, dan informasi lain yang berhubungan dengan transaksi pengguna. Ini merupakan kemudahan yang berharga bagi pelanggan, bahwa para pelanggan yang menggunakan web untuk menempatkan pembelian mereka akan menghemat  beban perusahaan membayar seorang juru tulis untuk memasukkan data, tetapi ini hanyalah keuntungan yang bersifat minor saja.

Data yang dimasukkan oleh pengguna kemungkinan besar akan lebih akurat. Karena data tidak dikomunikasikan secara lisan kepada orang lain, maka tidak akan terjadi kesalahpahaman di dalam komunikasi. Ketika informasi (nama, alamat, dan seterusnya) dapat diambil dari catatan sebelumnya, data tersebut bahkan akan memiliki atas data yang dimasukkan oleh pengguna. Jika data tidak akurat, pengguna tidak akan menyalahkan perusahaan. Karena  berbagai alasan operasional, akses web ke sistem informasi perusahaan akan dapat meningkatkan hubungan dengan pelanggan.

TANTANGAN YANG DITIMBULKAN OLEH SISTEM INFORMASI STRATEGIS

1.        Tantangan investasi sistem informasi

Pentingnya sistem informasi sebagai investasi yang memproduksi nilai bagi perusahaan. Ditunjukkan pula bahwa tidak semua perusahaan menyadari nilai yang kembali (good return) dari investasi sistem informasi tersebut. Ternyata salah satu tantangan yang paling besar yang dihadapi manajer masa kini adalah jaminan bahwa perusahaan mereka benar-benar mendapatkan good return dari biaya yang mereka keluarkan untuk sistem informasi.

2.        Tantangan stratejik bisnis

ü Selain investasi TI yang berat, banyak organisasi tidak menyadari nilai bisnis yang penting dari sistem mereka, karena mereka kurang atau gagal untuk menghargai aset komplemen yang diperlukan agar dapat menggunakan aset teknologi mereka untuk bekerja.

ü Kekuatan dari komputer hardware dan software tumbuh lebih cepat dari kemampuan organisasi untuk mengaplikasikan dan menggunakan teknologi.

ü Untuk mendapatkan keuntungan sepenuhnya dari TI, menyadarai produktivitas yang asli, dan agar berdaya saing serta efektif, maka organisasi perlu melakukan desain ulang. Merekan harus membuat perubahan fundamental dan perilaku pengelolaan (manajer), membangun model bisnis, menghilangkangkan peraturan krja yang kadaluwarsa, mengeliminasi proses bisnis dan struktur organisasi yang modelnya tidak efisien.

 3.   Tantangan globalisasi

Pertumbuhan yang cepat dalam perdagangan internasional dan timbulnya ekonomi global memerlukan sistem informasi yang mendukung produksi dan menjual produk di berbagai negara yang berbeda.

Untuk membangun sistem informasi yang multinasional dan terintegrasi, maka bisnis harus membangun standar global hardware, software dan komunikasi, menciptakan akuntansi dan struktur laporan yang antar budaya serta mendesain proses bisnis transnasional.

4.        Tantangan infrastruktur teknologi informasi

Banyak perusahaan yang dibebani dengan program TI yang mahal, sistem informasi yang kompleks dan rapuh, serta tindakan mereka yang merupakan hambatan bagi strategi dan pelaksanaan bisnisnya.

Untuk membangun infrastruktur TI baru merupakan tugas berat yang khusus, banyak perusahaan yang berjuang mengintegrasikan pulau teknologi dan sistem informasi mereka.

5.        Tantangan tanggungjawab dan pengawasan: etika dan pengawasan.

Meskipun sistem informasi memberikan keuntungan dan efisiensi yang besar, mereka juga menciptakan masalah dan tantangan sosial dan etis baru, seperti ancaman ke individual privacy dan hak kepemilikan intelektual, masalah kesehatan yang berhubungan dengan komputer, kejahatan komputer dan eliminasi pekerjaan.

Tantangan besar dari pengelolaan (manajer) adalah membuat keputusan terinformasi yang sensitif sampai ke konsekuensi negatif dari sistem informasi sampai ke yang negatif.

DAFTAR PUSTAKA

1.    http://www.academia.edu/9568581/Sistem_Informasi_Pada_Organisasi

2http://www.academia.edu/5256067/SISTEM_INFORMASI_UNTUK_KEUNGGULAN_KOMPETITIF